Guide

Le RGPD quand on accompagne des personnes

Non, ce n'est pas réservé aux grandes entreprises. Oui, c'est plus simple qu'on ne vous l'a dit. Voici ce qui s'applique vraiment à un formateur indépendant seul.

Une précision utile

Ce guide décrit le cadre général. Il ne remplace pas l'avis d'un juriste, et certaines professions réglementées ont des obligations supplémentaires — notamment en matière de secret professionnel et d'hébergement de données de santé.

Vous traitez probablement des données sensibles

Le RGPD distingue les données ordinaires et les catégories particulières : santé, vie sexuelle, opinions, convictions. Des notes de séance d'accompagnement tombent très souvent dans cette seconde catégorie, même si vous n'êtes pas soignant.

Conséquence pratique : la barre est plus haute sur la sécurité et sur la durée de conservation, et il faut pouvoir dire pourquoi vous gardez ce que vous gardez.

Les trois obligations le plus souvent oubliées

Le registre des traitements

Il est obligatoire même seul, et il tient sur deux pages : quelles données, pour quoi faire, combien de temps, qui y a accès, quels prestataires. La CNIL publie un modèle simplifié. C'est le premier document qu'on vous demandera en cas de contrôle.
L'information des personnes

Vos clients doivent savoir, avant la première séance, quelles données vous conservez, pendant combien de temps, et comment exercer leurs droits. Un paragraphe sur votre page de rendez-vous et dans votre contrat suffit.
Les durées de conservation

« Je garde tout » n'est pas une politique. Fixez une durée, écrivez-la, appliquez-la. Une durée courte mal choisie vaut mieux qu'une durée absente.

Vos prestataires sont vos sous-traitants

Votre outil de rendez-vous, votre messagerie, votre espace de stockage, votre outil de prise de notes : chacun traite des données de vos clients pour votre compte. Vous devez savoir où ils hébergent, ce qu'ils conservent, et si des données sortent de l'Union européenne.

C'est le point où la plupart des formateurs indépendants découvrent qu'ils ne savent pas répondre. Posez la question à chacun de vos outils : un fournisseur sérieux répond en une page. La nôtre

Les outils de transcription automatique

Ils méritent une attention particulière, parce qu'ils transportent le contenu même de vos séances. Deux questions à leur poser :

Où a lieu le traitement ? Beaucoup d'outils envoient l'audio à un service tiers, souvent hors Union européenne. Ce n'est pas illicite, mais cela ajoute un sous-traitant et parfois un transfert à encadrer.
Que devient l'enregistrement ? Un audio conservé indéfiniment est un risque qui grandit tout seul.

Ce que veut dire « le traitement a lieu localement »

Questions fréquentes

Le RGPD s'applique-t-il à un formateur indépendant ?

Oui, dès que vous conservez des informations sur des personnes identifiables — ce qui est le cas d'un simple fichier de clients.

Dois-je tenir un registre des traitements si je suis seul ?

Oui. Il tient sur deux pages et la CNIL publie un modèle simplifié. C'est le premier document demandé en cas de contrôle.

Mes notes de séance sont-elles des données sensibles ?

Très souvent oui, même si vous n'êtes pas soignant : elles touchent à la santé, à la vie privée ou aux convictions. La barre est alors plus haute sur la sécurité et la conservation.

Dois-je un DPO ?

Un formateur indépendant n'est en général pas tenu d'en désigner un. Cela ne dispense d'aucune des autres obligations.

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